Cum am construit o platformă AI pentru consultanța municipală în Republica Moldova

Cum am construit o platformă AI pentru consultanța municipală în Republica Moldova

De la brief la livrare — o platformă cu inteligență artificială integrată, care transformă procesul de pregătire a dosarelor de finanțare pentru primării — de la săptămâni de muncă manuală la minute de procesare asistată.

Platforma a fost livrată în 2026 cu 100% rată de implementare a cerințelor contractuale — toate cele 81 de funcționalități prevăzute în caietul de sarcini au fost livrate complet, plus 20 de funcționalități extra adăugate fără cost suplimentar. Sistemul a trecut prin 156 de cazuri de testare în 12 module funcționale, cu o rată de succes de 98,7%, și a fost aprobat pentru utilizare în producție.

Astăzi, platforma este folosită zilnic de echipa de consultanți a clientului. Un proces care manual durează 2-3 săptămâni per dosar este redus la sub un minut de procesare AI, plus revizuirea umană a output-ului.

De ce contează acest proiect

În Republica Moldova există aproximativ 900 de primării, dintre care 87% au sub 3.000 de locuitori și capacitate administrativă limitată. Aceste primării au nevoie constantă de fonduri pentru drumuri, apă, canalizare, școli, dispensare — dar accesul la programele de finanțare este blocat de complexitatea documentațiilor.

Un dosar standard de aplicație la un program ca FNDRL, GAL, LEADER sau Satul European include:

Cerere de finanțare detaliată (15-30 pagini)
Buget pe categorii cu calcul TVA, cofinanțare, eligibilitate
Justificarea proiectului
Obiective generale și specifice
Plan de activități și grafic de implementare
Indicatori de rezultat cuantificabili
Analiză de impact social, economic, ecologic
Plan de sustenabilitate
Analiză de riscuri
Anexe specifice programului (declarații, formulare, atestate)

Pentru o primărie mică, contractarea unui consultant pentru un astfel de dosar costă între 15.000 și 50.000 de lei. Pentru o firmă de consultanță care lucrează cu zeci de primării simultan, procesul de pregătire manuală devine insustenabil — fiecare dosar consumă zile întregi de muncă, iar repetitivitatea creează erori.

Un client privat al echipei MakeIT, cu portofoliu extins în domeniul consultanței instituționale, a venit la noi cu un brief clar: construiți o platformă care să transforme procesul de pregătire a dosarelor dintr-o muncă manuală în muncă asistată de AI, păstrând rolul de validare al consultantului.

Acest articol este povestea cum am construit-o.

Arhitectura soluției

Stack tehnologic

Pentru un proiect cu această complexitate — gestionare de documente structurate, baze de date relaționale extinse, integrare cu modele AI, interfață web profesională — am ales un stack matur și predictibil:

Componentă	Tehnologia aleasă	Motivul alegerii
Backend	Laravel 12 cu PHP modern	Framework matur, ecosistem solid, ideal pentru aplicații cu reguli de business complexe
Frontend	Server-rendered cu Tailwind CSS	Performanță rapidă, fără complexitate inutilă de SPA
Bază de date	MySQL	Stabilitate, performanță previzibilă, ecosistem cunoscut
Motor AI	Anthropic Claude	Calitate superioară a textului în limba română
Procesare DOCX/XLSX	Soluții open-source mature	Control total asupra formatării
Autentificare	Passwordless prin coduri email	Eliminare risc parole slabe
Hosting	VPS dedicat cu SSL	Performanță stabilă, backup zilnic
Multilingvism	RO/RU/EN nativ	Răspuns la nevoile pieței moldovenești

Decizia de a folosi Claude AI a fost luată în timpul implementării, pe baza testelor comparative — calitatea textului generat în limba română s-a dovedit semnificativ superioară pentru cazurile noastre, esențial pentru documente administrative care vor fi citite și evaluate de comisii oficiale.

Schema bazei de date

Sistemul are peste 30 de tabele organizate în 8 zone logice: utilizatori și sistem, profiluri municipalități, programe de finanțare, dosare generate, chestionare, monitorizare URL-uri, fișiere, audit. Toate relațiile sunt cu chei străine explicite, audit log polimorfic pe toate entitățile principale, și pattern consistent de status (draft → activ → arhivat).

Modulele platformei

Modul 1 — Autentificare securizată fără parole

Am eliminat parolele complet. În locul lor, fluxul este passwordless prin coduri unice trimise pe email, cu expirare automată și protecție împotriva brute force.

Motivul acestei alegeri: parolele slabe sunt cea mai mare vulnerabilitate în sistemele cu utilizatori non-tehnici. Pentru consultanți care lucrează cu informații despre primării, securitatea contează mai mult decât familiaritatea. Codurile pe email transferă responsabilitatea securității către contul de email al utilizatorului, care este de regulă mai bine protejat prin 2FA și opțiuni de recovery.

Modul 2 — Profile digitale ale primăriilor

Înainte ca AI-ul să poată face ceva util, fiecare primărie are nevoie de un profil complet. Am construit un wizard care îl ghidează pe consultant prin patru pași:

Date generale: denumire oficială, IDNO, raion, localitate, adresa, echipa de conducere, date demografice (populație, gospodării, suprafață).

Date financiare: buget anual pe trei ani consecutiv, venituri proprii, rata datoriei, sold disponibil, subvenții primite în ultimii ani.

Documente: încărcare categorizată de PDF/DOCX/XLSX — situații financiare, bilanțuri, Planuri Urbanistice Generale, decizii ale consiliului local, avize, planuri de dezvoltare. Validare automată a tipurilor și dimensiunilor, plus generare automată checksum pentru integritate.

Profil de infrastructură: tip UAT, zonă defavorizată sau nu, procent acces apă, procent acces canalizare, procent drumuri pavate, rețea de gaz, număr școli, număr grădinițe.

Profilul poate fi completat în sesiuni multiple — sistemul salvează progresul ca draft și permite reluarea. La final, primăria devine disponibilă pentru toate funcționalitățile AI.

Modul 3 — Gestionarea programelor de finanțare

Programele de finanțare sunt definite tot prin wizard în patru pași: informații de bază (denumire, finanțator, valoare maximă, contribuție minimă, deadline), criterii de eligibilitate, documente (ghiduri, anexe, modele cereri, template-uri buget), și sub-măsuri pentru programe complexe.

Pentru fiecare program, sistemul menține un istoric de versiuni — la fiecare modificare semnificativă a unui program activ, se creează automat un snapshot complet. Asta asigură că dosarele generate cu o versiune veche a programului rămân valide chiar dacă programul se modifică ulterior.

Modul 4 — AI Parser pentru programe noi

Aici începe partea cu adevărat inovatoare. Una dintre cele mai mari probleme pentru consultanți este să țină pasul cu programele noi care apar — UE, guvernul, ambasade, fundații lansează constant programe cu termene scurte de aplicare.

Sistemul nostru:

Monitorizează automat URL-uri oficiale — site-urile ministerelor, UE, agențiilor de dezvoltare, fundațiilor
Detectează modificări prin comparare de conținut
Extrage automat datele esențiale dintr-un PDF sau HTML de program nou — denumire, finanțator, deadline, valoare maximă, criterii eligibilitate, documente necesare — folosind Claude AI
Generează un draft de program care apare în panoul administrativ
Notifică consultanții prin notificare în aplicație

Consultantul revizuiește draft-ul, îl validează cu mici corecturi, și apasă „Creează program” — astfel programul intră în baza de date și devine disponibil pentru verificări de eligibilitate.

Impactul: timpul de la „apare un program nou” la „primăriile pot aplica la el” se reduce de la săptămâni la ore.

Modul 5 — Verificator AI Eligibilitate

Pe baza profilului primăriei și a criteriilor programului, AI-ul evaluează automat și generează:

Verdict clar: eligibil / eligibil cu condiții / neeligibil
Scor general de potrivire (0-100)
Lista criteriilor îndeplinite cu detalii contextuale
Lista criteriilor lipsă sau parțial îndeplinite
Avertismente despre aspecte care pot pune în pericol aplicația
Recomandări concrete pentru a deveni eligibil
Istoric: toate verificările sunt stocate pentru auditabilitate

Procesarea durează între 5 și 12 secunde pentru o verificare completă. Costul de inferență AI per verificare este minimal — sub 0,15 EUR — ceea ce face funcționalitatea sustenabilă economic chiar la volum mare.

Modul 6 — Generator AI Dosar Complet

Acesta este motorul care justifică existența platformei.

Input

Primăria selectată (datele profilului sunt deja în sistem)
Programul vizat (criteriile, documentele, template-urile sunt deja în sistem)
Obiectivul proiectului — text liber introdus de consultant
Indicații opționale pentru AI
Bugetul vizat

Procesare AI orchestrată

Sistemul rulează în spate o secvență structurată de operațiuni AI:

Generare descriere proiect — context, justificare, încadrare în obiectivele programului
Generare obiective — obiectiv general plus 3-5 obiective specifice formulate SMART
Generare activități — listă cu termen, responsabil, indicatori
Generare buget structurat — categorii de cheltuieli, calcul TVA, cofinanțare proprie, valoare grant, calcule de eligibilitate per categorie
Generare indicatori de rezultat — cuantificabili, măsurabili
Generare analiză de impact — social, economic, ecologic, sustenabilitate
Generare analiză de riscuri — riscuri identificate plus măsuri de mitigare

Completare template-uri oficiale

Pe lângă dosarul în sine, sistemul completează automat template-urile DOCX și XLSX oficiale ale programului. Logica include procesare directă a structurii interne a documentelor Office (păstrând formatarea originală 100%), manipulare de celule cu formule și calcule pentru Excel, detecție automată a limbii template-ului (română sau engleză), și parser AI care identifică automat ce câmpuri trebuie completate.

Output

Dosarul generat este vizibil într-un editor cu preview integrat
Toate secțiunile pot fi editate manual de consultant
Spellcheck activat pe toate elementele
Export individual: DOCX sau PDF per template
Export complet: arhivă ZIP cu cererea, bugetul, toate template-urile completate, plus documentele de suport

Modul 7 — Editor de Template-uri

Pentru template-urile DOCX, am construit un editor vizual care permite preview al documentului, editare manuală a paragrafelor direct în interfață, re-generare AI pentru secțiuni individuale (când consultantul nu este mulțumit de un anumit text), modificare valori în câmpuri completate, validare automată a integralității.

Modul 8 — Portal Primării

Una dintre funcționalitățile pe care le-am adăugat în plus față de cerințele contractuale este un portal cu acces extern pentru primării.

Cum funcționează:

Consultantul generează un token securizat pentru o primărie parteneră
Primăria primește email cu link de acces
La accesare, primaria se autentifică prin cod unic
Vede un dashboard simplificat cu profilul ei
Poate edita direct datele de bază, datele financiare, profilul de infrastructură
Poate încărca documente noi
Poate descărca documente generate

De ce e important: elimină ping-pong-ul de email-uri între consultant și primărie. Datele și documentele se actualizează direct, automat, fără intermediari. Reduce dramatic friction-ul administrativ.

Modul 9 — Sistem de Chestionare

Pentru colectarea structurată de informații suplimentare de la primării, am construit un sistem complet de chestionare: creare chestionare custom cu câmpuri configurabile, drag-and-drop pentru reordonare, duplicare ca șabloane, trimitere prin email cu link unic, răspunsuri colectate vizibile imediat, export în DOCX sau PDF.

Modul 10 — Monitorizare URL-uri și Notificări

Adăugare URL-uri de monitorizat, verificare automată cu frecvență configurabilă, lista proiectelor detectate automat, marcare proiecte ca „citite” sau „transformate în program”, sistem de notificări în aplicație.

Modul 11 — Dashboard analitic

Pagina principală cu carduri statistici (total primării, dosare generate, rata de succes, ghiduri active), termene-limită afișate prominent, notificări recente, acces rapid la modulele principale. Plus pagină dedicată de rapoarte cu grafice pentru evoluție în timp și statistici per utilizator.

Modul 12 — Audit Log complet

Toate acțiunile importante sunt înregistrate cu pattern polimorfic: cine a făcut acțiunea, ce a făcut, pe ce entitate, când. Asta oferă transparență completă și posibilitatea de a urmări evoluția oricărei entități din sistem — esențial pentru un sistem care manipulează documente oficiale.

Securitate și conformitate

Pentru un sistem care manipulează date despre primării și documente oficiale, securitatea nu este opțională.

Tehnologii și măsuri implementate

HTTPS pe întreaga platformă
Backup zilnic automat, testat periodic
Fișiere stocate în storage privat, accesibile doar prin controller autentificat
Integritate fișiere verificată automat
Rate limiting pe endpoint-uri sensibile
Protecție împotriva atacurilor comune (CSRF, SQL injection, XSS)
Validare strictă a upload-urilor (tip, dimensiune)
Separare clară a rolurilor de acces

Conformitate legală

Politica de Confidențialitate conform GDPR și Legii 133/2011
Cookie consent banner conform standardelor europene
Toate librăriile folosite sunt open-source cu licențe compatibile
Date stocate în Moldova, conform cerințelor de rezidență a datelor pentru date instituționale

Performanță în producție

Timpii medii de răspuns măsurați în mediul de producție:

Operațiune	Timp mediu
Încărcare dashboard	1,2 secunde
Listă primării (50 elemente)	0,8 secunde
Navigare wizard	0,5 secunde
Upload document 5 MB	2,1 secunde
Generare dosar AI complet	15-45 secunde
Export DOCX	2,5 secunde
Export arhivă ZIP completă	4,2 secunde
Completare AI template	8-20 secunde
Verificare eligibilitate AI	5-12 secunde

Pentru operațiunile AI care depășesc 8-10 secunde, sistemul afișează indicator vizual de loading cu mesaj contextual, pentru a oferi feedback clar utilizatorului.

Testare și calitate

Înainte de livrare, sistemul a fost testat exhaustiv:

156 de cazuri de testare documentate
155 PASS, 1 PARTIAL — rată de succes 98,7%
12 module testate complet
4 browsere validate: Chrome, Firefox, Safari, Edge
Teste de securitate: toate categoriile principale verificate

Raportul complet de QA face parte din documentația livrată clientului.

Documentație livrată

Pe lângă codul sursă în repository Git, am livrat clientului un pachet complet de documentație tehnică și operațională:

Arhitectura completă a sistemului
Documentație detaliată a bazei de date
Ghid pas-cu-pas pentru instalare și deployment
Ghid de administrare și backup
Ghid de utilizare pentru consultanți (utilizatori finali)
Ghid de utilizare pentru administratori
Raport complet de testare
Proces-verbal de recepție finală

Plus training la sediul clientului pentru echipa care urmează să folosească platforma.

Provocările tehnice cele mai interesante

Provocarea 1: Generarea documentelor Word complexe fără pierderea formatării

Programele oficiale au template-uri DOCX cu formatare complexă: header-e, footer-e, tabele imbricate, stiluri de paragraf, numerotare automată. Soluțiile generice de tip template engine pierd uneori formatări sau introduc artefacte vizuale.

Soluția noastră: procesare directă a structurii interne a fișierelor DOCX, ceea ce ne dă control total asupra structurii și păstrează 100% formatarea originală. Rezultatul este identic vizual cu template-ul original, doar cu valorile completate.

Provocarea 2: Mapare automată a câmpurilor din template-uri necunoscute

Când un program nou aduce un template DOCX cu zeci sau sute de câmpuri, e impractic ca un admin să configureze manual maparea fiecărui câmp la datele din profilul primăriei.

Soluția noastră: un AI Parser care scanează template-ul, identifică placeholder-urile și etichetele lor contextuale, și sugerează automat tipul de date așteptat, sursa datelor, și validările aplicabile. Administratorul revizuiește și aprobă maparea — efort redus de la ore la minute.

Provocarea 3: Consistența textelor generate AI pe parcursul unui dosar

Un dosar de 30 de pagini conține zeci de secțiuni generate AI care trebuie să fie consistente între ele — același nume al proiectului, aceleași sume bugetare, aceleași obiective referențiate din mai multe locuri.

Soluția noastră: generarea rulează ca o secvență orchestrată, nu ca apeluri AI independente. Fiecare pas primește în context datele generate până atunci, asigurând că de exemplu bugetul total din secțiunea „Resurse” corespunde cu suma defalcată pe activități și cu valoarea declarată în cerere.

Provocarea 4: Versionarea programelor active

Programele de finanțare se modifică în timp — apar amendamente, se schimbă deadline-uri, se ajustează valorile maxime. Dosarele aflate în lucru trebuie să rămână valide chiar dacă programul se modifică.

Soluția noastră: sistem de versionare cu snapshot complet în format structurat. La fiecare modificare semnificativă, sistemul creează automat un snapshot. Dosarele referențiază versiunea programului la momentul generării — astfel un dosar generat în martie rămâne valid și consistent chiar dacă programul s-a modificat în mai.

Status și plan de evoluție

Platforma este astăzi live, stabilă, în producție. Folosită zilnic de echipa de consultanți a clientului. Toate funcționalitățile principale operează conform specificațiilor.

Identificate pentru evoluție în perioada de garanție tehnică:

Funcționalități avansate de analiză comparativă între primării
Notificări extinse pe email
Module suplimentare de raportare
Optimizări de performanță pentru operații de volum mare

Ce demonstrează acest proiect

Capacitate tehnică completă

Am livrat o aplicație cu peste 30 de tabele, 12 module funcționale, integrare AI complexă, peste 15.000 de linii de cod, documentație extinsă — în standardul unei firme cu echipă mult mai mare.

Disciplină de livrare

81 din 81 cerințe implementate complet, 0 amânate, 0 negociate în plus, plus 20 de funcționalități extra adăugate fără cost suplimentar pentru client.

Înțelegere a domeniului

Soluția nu este o aplicație generică — este construită pe înțelegerea profundă a procesului de aplicare la fonduri publice în Moldova, cu termeni juridici corecți, structuri de dosar conforme cu cerințele finanțatorilor reali, validări de eligibilitate care reflectă regulile programelor naționale (FNDRL, GAL, LEADER, Satul European și altele).

Lucru cu AI la nivel de produs

Claude AI este integrat în șase module distincte, fiecare cu prompting calibrat, orchestrare de apeluri, validare de output, fallback-uri pentru cazuri de eroare. Aceasta este inteligență artificială utilizată ca tehnologie de bază a produsului, nu ca feature de marketing.

Conformitate și securitate la nivel instituțional

Sistem aprobat pentru utilizare în producție într-un domeniu care manipulează date despre primării și documente oficiale, cu toate verificările de securitate trecute, cu documentație juridică completă conform GDPR și Legii 133/2011.

Aveți un proiect similar?

Tipul de proiect descris — platformă SaaS cu integrare AI, multi-tenant, conformă cu cerințele reglementare din Moldova — este exact tipul de proiect pe care echipa MakeIT îl poate replica pentru alte verticale:

Platforme pentru instituții publice și consilii raionale
Sisteme de management pentru organizații care lucrează cu fonduri europene
Soluții de digitalizare pentru sectorul non-profit
Aplicații enterprise cu motor AI pentru companii din sectorul privat

Această platformă demonstrează că am construit aceste capabilități. Următorul proiect poate beneficia de cunoștințele acumulate.