Provocarea: Un Sistem Greoi și Ineficient
Asociația Traumatologilor – Ortopezi din Republica Moldova (ATORM) avea nevoie de o platformă digitală modernă, care să automatizeze înscrierea membrilor, gestionarea cotizațiilor și organizarea evenimentelor. Până la momentul colaborării cu MakeIT – Digital Agency, toate procesele erau gestionate manual, ceea ce genera probleme majore:
- Înscriere lentă și complicată – Un membru trebuia să descarce un formular, să-l completeze manual și să-l trimită prin email. Procesarea cererii dura în medie 3-5 zile.
- Plată manuală a cotizațiilor – Membrii trebuiau să facă transferuri bancare, să trimită dovada plății prin email, iar echipa ATORM trebuia să le verifice și să le înregistreze manual în sistem.
- Evenimente greu de gestionat – Organizarea conferințelor presupunea o muncă administrativă uriașă: înscrierea participanților manual, gestionarea listelor de prezență în fișiere Excel și verificarea plăților pentru bilete.
Acest sistem consuma mult timp, era predispus la erori și limita capacitatea ATORM de a crește numărul de membri. Era clar că soluția optimă era automatizarea completă a procesului.
Soluția MakeIT: Digitalizarea Completă a ATORM
Echipa MakeIT – Digital Agency a dezvoltat o platformă digitală personalizată, care a transformat ATORM într-o organizație automatizată și eficientă.
Ce am implementat?
✅ Înscriere și plată online integrate
- Un formular online intuitiv care permite înscrierea în sub 3 minute.
- Membrii pot achita cotizația direct pe site, fără a mai fi necesară trimiterea manuală a dovezii de plată.
✅ Sistem CRM automatizat
- Evidență centralizată a tuturor membrilor, cu istoric de plăți și participări la evenimente.
- Fără documente pe hârtie sau liste Excel – toate datele sunt gestionate digital.
✅ Gestionare digitală a evenimentelor
- ATORM poate organiza conferințe și seminarii, iar participanții se pot înscrie și achita taxa de participare online.
- Lista participanților este generată automat, fără verificări manuale.
✅ Securitate avansată și protecția datelor
- Implementarea unui sistem de criptare și backup pentru protejarea informațiilor membrilor.
✅ Design intuitiv și optimizat pentru dispozitive mobile
- Membrii pot accesa site-ul și se pot înscrie de pe orice dispozitiv, fără dificultăți tehnice.
Rezultatele: Timp și Costuri Reduse, Creștere Semnificativă a Membrelor
💡 Cum s-a schimbat ATORM după implementarea soluției?
📌 Înscrierea unui nou membru a devenit de 10 ori mai rapidă
🔹 Timp necesar înainte: 3-5 zile
🔹 Timp necesar acum: Sub 3 minute
📌 Automatizarea plăților a eliminat verificările manuale
🔹 Peste 80% dintre membri și-au plătit cotizația online în primele 3 luni
🔹 Economisire de peste 500 de ore/an pentru echipa ATORM, care nu mai verifică plățile manual
📌 Creșterea participării la evenimente cu 40%
🔹 Datorită sistemului de înscriere și plată online, mai mulți membri au avut acces facil la conferințe și seminarii
🔹 Fără erori în listele de participanți – sistemul generează totul automat
📌 Economii semnificative pentru ATORM
🔹 Înainte, gestionarea manuală a membrilor și evenimentelor necesita 2-3 angajați part-time
🔹 Acum, procesul este automatizat 95%, reducând costurile operaționale cu peste 5.000 EUR/an
Concluzie: Digitalizarea, Un Pas Esențial pentru Orice Organizație
Prin automatizarea proceselor de înscriere, plată și organizare a evenimentelor, ATORM a reușit să își eficientizeze activitatea, să atragă mai mulți membri și să reducă timpul și costurile operaționale.
🔹 Proces mai rapid și fără erori
🔹 Creștere a numărului de membri și participanți la evenimente
🔹 Reducerea muncii manuale și optimizarea costurilor
📌 Vrei să îți digitalizezi și tu organizația? Contactează MakeIT – Digital Agency și hai să automatizăm împreună succesul tău! 🚀